7 astuces pour faire gagner du temps aux chefs d'orchestres
Le temps est une denrée rare et précieuse - et tout particulièrement pour les directeurs artistiques des ensembles musicaux, de chœur ou d’orchestre. Gérer un ensemble et planifier des productions à grande échelle implique de nombreuses tâches, et les missions d’un directeur musical sont très variées. Pour faire face à ces nombreuses responsabilités, trouver des manières de gagner du temps est donc un impératif, tant pour la réalisation de ses projets que pour son bien-être mental. Dans cet article, Tori Cook, directrice des ventes et du marketing chez Chorus Connection nous fait part de ses 7 meilleures astuces pour faire gagner du temps aux directeurs musicaux, aux chefs d’orchestre et aux chefs de chœur.
En tant que directrice des ventes et marketing de Chorus Connection, je passe la plupart de mon temps à chercher comment faire gagner du temps aux ensembles vocaux et à leurs responsables. Je m’efforce ensuite de partager mes trouvailles avec l’ensemble de la communauté musicale. Mon expérience m’a appris que la clé du gain de temps réside bien souvent dans la technologie qui permet d’automatiser certaines tâches chronophages, nous aide à rester organisés, et à tenir nos musiciens informés et motivés.
Aujourd’hui, je vais partager avec les chefs d’orchestre et les directeurs artistiques sept moyens efficaces de gagner du temps au quotidien.
1. Utilisez les playlists suggérées par les plateformes de streaming pour trouver de nouveaux répertoires
Les plateformes de streaming telles que Spotify, YouTube, ou Pandora sont un moyen facile d’écouter et de trouver de nouveaux répertoires. Au lieu de parcourir le web à la recherche d’un nouveau répertoire, constituez des playlists sur ces plateformes. Utilisez leurs ressources pour organiser des fichiers et des listes de lecture et écoutez-les tout au long de la journée. Au fur et à mesure, mettez des repères ou épinglez les répertoires que vous appréciez.
A titre d’exemple, je vous conseille vivement la playlist “Choral Music” ou “Orchestral Music” sur Spotify.
Revoyez ces favoris lorsque vous planifiez activement un nouveau programme !
2. Tenez une playlist de vos musiques à jour pour faciliter votre organisation de travail
Utilisez des feuilles de calcul ou un logiciel de gestion de projet pour organiser votre saison. Introduisez vos idées de répertoire au fur et à mesure qu’elles vous viennent et catégorisez chaque morceau avec des concepts, des thèmes, des époques, des compositeurs ou tout autre donnée qui vous semble importante.
De cette façon, lorsque vous planifiez votre saison, vous pouvez facilement trier et filtrer vos idées !
3. Mettez en place des feuilles de route pour l’organisation des répétitions dans un logiciel de gestion de projet.
Vous avez déjà entendu parler d’un diagramme de Gantt ou d’une feuille de route ?
Ces outils utilisés par la plupart des entreprises et proposés par la quasi-totalité des logiciels de gestion de projet permettent une répartition du travail en différents sprints selon l’importance des échéances.
Les directeurs artistiques ne sont plus obligés de planifier semaines après semaines les objectifs et rôles de chacun. Ils peuvent diviser ce travail en plusieurs parties pour les répétitions hebdomadaires et ainsi avoir une vision à long terme de leurs projets dans une feuille de route.
Bien évidemment, il est impératif de partager cette feuille de route avec vos chanteurs ! Une telle organisation à long terme vous permettra de gagner du temps et de réduire le stress lié à l’élaboration de plans de répétition au fur et à mesure.
C’est un véritable plus ! Grâce à cela, les musiciens ont une idée précise de leurs priorités et de ce qu’ils doivent travailler, plusieurs semaines à l’avance.
Cela rendra vos répétitions bien plus productives. Les choses peuvent changer à tout moment, c’est une réalité. Mais ne vous en faites pas ! Flexibilité et accessibilité sont les mots d’ordre de ces feuilles de route. Vous pouvez à tout moment décider de réévaluer et réorganiser.
4. Commencez à travailler avec des partitions numériques
Il s’agit d’un point crucial ! Chaque fois que vous le pouvez, utilisez des partitions numériques ! Une bibliothèque musicale numérique est un moyen pratique et simple d’organiser toutes vos partitions. Cela vous évite d’avoir à écrire manuellement vos commentaires ou changements sur chacune des partitions des membres de votre ensemble, et vous permet de les rendre accessibles à chacun de manière plus simple et immédiate.
La dimension collective d’une plateforme comme Newzik, qui vous permet de partager vos partitions et annotations en temps réel pour collaborer avec votre ensemble, est en ce sens un atout considérable.
Par ailleurs, les partitions numériques vous permettent également d’intégrer à vos partitions des pistes audio, comme la partie d’accompagnement ou les parties vocales individuelles. Vos chanteurs peuvent ainsi apprendre leur musique bien plus rapidement.
Tous ces arguments que j’avance sont encore une fois pensés dans une optique de gain de temps et d’une nécessité de rendre les répétitions plus efficaces.
5. Utilisez un logiciel de gestion artistique pour simplifier les tâches administratives
Nous avons tous déjà pensé au moins une fois, si ce n’est plus, que les tâches administratives qui font partie de notre quotidien sont une perte du temps. Mettre en place des tableaux d’affichage, organiser et partager tous les fichiers musicaux, diffuser les playlists à l’ensemble de l’équipe et j’en passe !
C’est pourquoi un outil de gestion administrative conçu pour les activités artistiques peut rapidement revenir votre meilleur allié pour ces tâches, en vous permettant d’automatiser ce travail en quelques clics.
6. Penchez-vous sur d’autres systèmes de gestion des arts en ligne.
La gestion de vos donateurs et de vos dons de collecte de fonds vous est-elle pénible ? Essayez un logiciel de gestion des donateurs. Vous en avez assez de vendre des billets à la main ? Lancez-vous dans la vente de billets en ligne. Investissez dans des outils numériques modernes de gestion artistique pour obtenir de meilleurs résultats dans votre organisation et en termes de gain de temps.
7. Déléguez, externalisez et continuez à investir.
Lorsque vous avez conscience que ce que vous faites est plus une perte de temps qu’autre chose, posez-vous cette question : cette tâche peut-elle être déléguée à quelqu’un ? Devriez-vous envisager d’externaliser ce travail ? Ou devriez-vous investir dans des technologies ou des outils qui vous aideront à le faire plus efficacement ? Prendre le temps de se poser les bonnes questions et investir dans des stratégies efficaces dès maintenant est bien plus bénéfique à long terme.
À propos de l’autrice
Tori Cook est directrice des ventes et du marketing chez Chorus Connection. Elle chante avec le Tanglewood Festival Chorus et est membre du conseil d’administration du Greater Boston Choral Consortium. Dans une vie antérieure, elle a été directrice musicale du Harborlight Show Chorus et présidente de Chorus Pro Musica à Boston. Lorsqu’elle ne fait pas de musique, elle rêve d’adopter un petit golden retriever et de faire de la plongée sous-marine dans des lieux exotiques du monde entier.
